Regole digitali per i documenti informatici

Le nuove Linee Guida AgID riguardano la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici


Regole digitali per i documenti informatici

10 Gennaio 2022

Linee Guida AgID per azioni amministrative in ambito digitale, dal 1° gennaio 2022

Come da proroga alla determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021, il 1° gennaio 2022 sono efficaci le nuove Linee Guida AgID. Queste riguardano la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. L’argomento è complesso e genera diversi confronti e preoccupazioni tra chi ha esperienza in materia. Tuttavia, le nuove regole sono un’importante evoluzione e rappresentano il presupposto per ogni azione amministrativa in ottica digitale.

Nuove regole AgID per il digitale e i documenti informatici: perché sono importanti?

All’interno del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) si delinea il processo di trasformazione digitale, come da decreto legislativo 82/2005. Inoltre, l’organizzazione necessaria per affrontare tale processo si evince anche nel Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (TUDA), come da DPR 445/2000. Pertanto, esse rappresentano il necessario presupposto per ogni azione amministrativa in ottica digitale.

Per comprendere meglio l’importanza e il valore di queste nuove regole, si pensi che ad esempio senza di esse non si potrebbe sviluppare un sito web amministrativo istituzionale. Di conseguenza, nessun servizio on line per i cittadini, le imprese e i professionisti. La conseguenza? non si potranno raggiungere alcuni tra gli obiettivi maggiormente a cuore per gli enti pubblici. Ovvero, gli obiettivi di:

  • Semplificazione;
  • Imparzialità;
  • Partecipazione.

Allo stesso modo, sarà impossibile perseguire i principi cardine di:

  • Economicità;
  • Efficacia;
  • Imparzialità;
  • Pubblicità;
  • Trasparenza.

Dunque, senza la loro attenta applicazione non si potrà garantire la fede pubblica in ambiente digitale.

Le Linee Guida AgID e la regolamentazione tecnica della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Originariamente, si pubblicavano le Linee Guida AgID con la determinazione n. 407/2020 del 9 settembre 2020. Poi, si chiariscono gli aspetti più controversi relativi alla meta-datazione attraverso un documento redatto da un gruppo di lavoro. Tale gruppo si costituisce nel mese di giugno 2021 e porta a termine i lavori nel mese di dicembre. Inoltre, conta sulla partecipazione di:

  • Agenzia delle Entrate;
  • Consiglio Nazionale dei dottori commercialisti;
  • Assosoftware;
  • ANORC;
  • Assoconservatori.

Inoltre, con la determinazione n. 629/2021 AgID si apportano alcune modifiche al Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici. Quindi, il regolamento relativo alla fornitura del servizio in favore delle PA e adottato con la determinazione n. 455/2021. Nel dettaglio, le modifiche riguardano la piattaforma tramite la quale sarà possibile sottoporre la domanda di qualificazione da parte degli operatori del settore.

Le nuove Linee Guida AgID assorbono l’intera regolamentazione tecnica della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Quindi, vanno ad abrogare le regole tecniche precedentemente in vigore e contenute nei DPCM del 13 novembre 2014 e del 3 dicembre 2013.

Peraltro, nelle Linee Guida AgID si esplicita il ruolo dei conservatori dei documenti informatici e si riportano correttamente le implicazioni sulla protezione dei dati personali. Così, si garantisce un collegamento sistematico con il GDPR.

Comunque, ciò che è veramente cambiato nella cogenza di queste normative tecniche è il ruolo di AgID. Infatti, le ultime modifiche al CAD con la legge n. 108 del 2021, attribuiscono all’Agenzia importanti poteri sanzionatori. In particolare, ci si riferisce all’art. 18-bis del Codice, nel quale si prevedono in capo ad AgID poteri del tutto simili a quelli di Anac.

Le sanzioni AgID a chi non rispetta le Linee Guida delle regole digitali per i documenti informatici

In particolare, secondo l’art. 18-bis, l’AgID esercita poteri di:

  • Vigilanza;
  • Verifica;
  • Controllo;
  • Monitoraggio.

Questo per rispettare le disposizioni del Codice e di ogni altra norma in materia di innovazione tecnologica e digitalizzazione della pubblica amministrazione. Dunque, si intendono anche quelle contenute nelle Linee guida e nel Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione. Poi, procede su segnalazione del difensore civico digitale all’accertamento delle relative violazioni da parte di tutti i soggetti pubblici.

A tal proposito, l’AgID richiede e acquisisce presso tutti i soggetti pubblici, dati, documenti e ogni altra informazione strumentale e necessaria.

La mancata ottemperanza alle loro richieste si punisce con pesanti sanzioni. Infatti, le violazioni accertate dall’AgID comportano responsabilità dirigenziale e disciplinare ai sensi degli art. 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165. Inoltre, AgID in caso di mancata ottemperanza alle sue richieste può irrogare sanzioni amministrative pecuniarie nel minimo di euro 10.000 e nel massimo di euro 100.000.